A seguir estão listados conceitos cuja compreensão é necessária para correta elaboração da DU-E:

Declarante: a pessoa responsável por apresentar a DU-E e promover o despacho de exportação em nome próprio, se for o exportador, ou em nome de terceiro, quando se tratar de pessoa jurídica contratada para esse fim. O declarante deve estar devidamente habilitado junto ao Siscomex. Trata-se da mesma habilitação aplicável ao exportador. Assim, se a empresa já está habilitada como exportador, pode atuar como declarante.

Exportador: qualquer pessoa que promova a saída de mercadoria do território aduaneiro. É o emitente da nota fiscal de exportação, nos casos em que a DU-E é instruída com tal documento fiscal. O exportador deve estar devidamente habilitado junto ao Siscomex, com exceção dos casos listados no art. 10 da Instrução Normativa RFB nº 1.603, de 2015.

Usuário: a pessoa física que, mediante uso de seu próprio certificado digital, se autenticará no ambiente de operações do Portal Único Siscomex e operará o sistema. O usuário deve necessariamente estar credenciado, junto ao Siscomex, como representante ou responsável legal do declarante (ou ser o próprio declarante). O despachante aduaneiro, no exercício de suas funções, é um exemplo de usuário do sistema.

Exportação por conta própria: aquela cujo declarante é o próprio exportador. Matriz e filiais de uma mesma empresa são, para efeitos de elaboração de DU-E, consideradas uma mesma pessoa.

Exportação por conta e ordem de terceiro: aquela cuja DU-E é apresentada e cujo despacho aduaneiro de exportação é promovido por pessoa jurídica contratada para essa atividade.

Exportação por meio de operador de remessa expressa ou postal: aquela cujo declarante é obrigatoriamente uma empresa de transporte expresso internacional, nos termos da legislação específica, ou a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), contratada pelo exportador para promover em seu nome o despacho de exportação.

Referência Única de Carga (RUC): código identificador único e irrepetível que servirá de base para o controle da armazenagem e movimentação de cargas para exportação. Para cada DU-E existirá uma única RUC.

Item de DU-E: uma DU-E é composta por um ou vários itens. Em DU-E instruída com NF-e, cada item de DU-E corresponderá a um item da(s) NF-e. Assim como ocorre com os itens da NF-e, um item de DU-E abarca uma única NCM. Porém, é possível que se tenha vários itens de DU-E com a mesma NCM. Isso é determinado pela forma como as notas fiscais foram emitidas.